Politica da Denúncia de Infrações

3.1 Esta Política é aplicável a qualquer indivíduo que, em contexto profissional, tome conhecimento de eventuais infrações, nomeadamente:

1. Trabalhadores;
2. Prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, fornecedores e quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão ou direção;
3. Detentores de participações sociais;
4. Membros dos órgãos de administração/gestão, fiscalização ou supervisão, incluindo membros não executivos;
5. Voluntários;
6. Estagiários.

4.1. Devem ser reportados, por meio do canal interno de denúncia, quaisquer atos ou omissões que violem o Direito da União Europeia nos seguintes domínios:

1. Contratação pública;
2. Serviços, produtos e mercados financeiros, bem como prevenção de branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo;
3. Segurança e conformidade de produtos;
4. Segurança de transportes;
5. Proteção ambiental;
6. Proteção contra radiações e segurança nuclear;
7. Segurança de géneros alimentícios para consumo humano e animal, saúde e bem-estar animal;
8. Saúde pública;
9. Defesa do consumidor; e
10. Proteção da privacidade e dos dados pessoais, assim como segurança de redes e sistemas de informação.

4.2. Também devem ser denunciados, por via do canal interno, quaisquer atos ou omissões que comprometam os interesses financeiros da União Europeia.

4.3. Além disso, devem igualmente ser reportados atos ou omissões contrários às normas do mercado interno, incluindo regras de concorrência, auxílios estatais e normas de fiscalidade societária.

4.4. Por fim, devem ser denunciados comportamentos que se enquadrem em criminalidade violenta, especialmente grave ou altamente organizada, bem como os seguintes crimes:

1. Tráfico de estupefacientes;
2. Terrorismo, organizações terroristas, terrorismo internacional e financiamento do terrorismo;
3. Tráfico de armas;
4. Tráfico de influência;
5. Recebimento indevido de vantagem;
6. Corrupção ativa e passiva, englobando setores público e privado, comércio internacional e atividade desportiva;
7. Peculato;
8. Participação económica em negócio;
9. Branqueamento de capitais;
10. Associação criminosa;
11. Pornografia infantil e lenocínio de menores;
12. Dano em programas ou dados informáticos, sabotagem informática e acesso não autorizado a sistemas informáticos;
13. Tráfico de pessoas;
14. Contrafação, uso e aquisição de cartões ou outros meios de pagamento contrafeitos e respetivos atos preparatórios, obtenção de cartões ou outros meios de pagamento via crimes informáticos, dano em programas ou dados informáticos e sabotagem informática, além de acesso ilegítimo a sistemas informáticos;
15. Lenocínio;
16. Contrabando;
17. Tráfico e falsificação de veículos furtados.

4.5. Não se destina este canal interno a denúncias de infrações disciplinares praticadas por trabalhadores da Soandaimes, Lda (a menos que estejam relacionadas com as áreas mencionadas), nem ao reporte de eventuais casos de assédio, que devem ser comunicados diretamente ao Departamento de Recursos Humanos.

4.6. O canal de denúncia interna não serve à apresentação de reclamações sobre a qualidade dos serviços ou produtos fornecidos a Soandaimes, Lda.

5.1. Será considerado denunciante, para efeitos desta Política, qualquer pessoa entre as mencionadas no ponto 3.1 que comunique uma infração nos âmbitos referidos em 4.1, 4.2, 4.3 e 4.4, desde que tenha tomado conhecimento dela no contexto de uma relação profissional com a Soandaimes, Lda.

5.2. O denunciante pode optar por manter o anonimato ou identificar-se, conforme descrito em 9, sendo sempre garantida a confidencialidade da sua identidade, nos termos previstos em 13.

7.1. A denúncia só deve ser efetuada se o denunciante agir de boa-fé e tiver motivos sólidos para crer que as informações fornecidas, no momento do reporte, são verdadeiras.

9.1. Sempre que possível, a pessoa interessada deve reportar qualquer infração de que tome conhecimento através do canal de denúncia interna da Soandaimes, Lda.

9.2. A denúncia deve ser realizada, por escrito, na plataforma destinada a esse fim, acessível através do nosso website.

9.3. Caso o denunciante pretenda permanecer anónimo, deve assinalar essa opção no formulário e abster-se de incluir qualquer dado que permita a sua identificação no texto da denúncia.

9.4. Toda a interação com o denunciante, anónimo ou identificado, ocorrerá através da caixa de correio da plataforma referida em 9.2, que deve ser ativada pelo próprio ao formalizar a denúncia e consultada periodicamente para receber atualizações sobre o andamento do processo.

10.1. Na denúncia submetida, o denunciante deve:

1. Indicar a natureza da sua ligação à Soandaimes, Lda;
2. Identificar o tema, de entre os mencionados em 4.1, 4.2, 4.3 ou 4.4, ao qual a denúncia se refere;
3. Descrever, de forma tão completa quanto possível, a situação que deseja denunciar, indicando o momento, local e forma como ocorreu;
4. Identificar os efeitos verificados ou previsíveis do evento reportado;
5. Indicar todos os meios de prova conhecidos e anexar quaisquer documentos relevantes.

10.2. Quando a denúncia for anónima, o denunciante deve abster-se de mencionar qualquer informação que permita a sua identificação.

10.3. Mesmo que o denunciante se identifique, os dados pessoais (tanto do denunciante quanto de terceiros) devem cingir-se ao estritamente necessário, como nome, função exercida e contacto.

11.1. As situações abrangidas pelos canais internos de denúncia devem ser preferencialmente comunicadas por esta via.

11.2. O denunciante só pode recorrer a canais de denúncia externa se:

1. Tiver motivos razoáveis para considerar que a infração não pode ser efetivamente resolvida internamente ou houver receio de retaliação;
2. Não receber comunicação sobre as medidas previstas ou adotadas, no prazo de até três meses após a submissão da denúncia;
3. A infração constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a €50.000,00.

11.3. O denunciante apenas pode tornar pública uma infração quando:

1. Tiver razões para crer que a infração representa uma ameaça iminente ou clara para o interesse público, não podendo ser devidamente investigada ou solucionada pelas autoridades competentes, dadas as circunstâncias específicas do caso, ou existir risco de retaliação, mesmo em denúncia externa; ou
2. Já tiver apresentado uma denúncia interna e outra externa (ou diretamente externa), sem que tenham sido adotadas medidas apropriadas.

12.1. A Soandaimes, Lda nomeia, a cada momento, um responsável pelo canal de denúncia, cuja identidade é divulgada publicamente.

12.2. Compete ao responsável pelo canal de denúncia interna:

1. Promover a capacitação dos colaboradores e divulgar informações, a todos os que se relacionem profissionalmente com a Soandaimes, Lda, acerca dos canais de denúncia;
2. Prestar esclarecimentos sobre os canais de denúncia a todos os interessados, zelando pela confidencialidade da identidade e do aconselhamento fornecido;
3. Receber e dar o devido seguimento às denúncias com diligência;
4. Fornecer ao denunciante informações fundamentadas acerca das medidas previstas ou adotadas em resultado da denúncia e requisitar dados adicionais, se necessário.

12.3. Para além do responsável pelo canal, a Soandaimes, Lda designa um Segundo Examinador, que tem acesso a todas as denúncias e assumirá o seguimento das mesmas caso surja um conflito de interesses envolvendo o responsável pelo canal.

12.4. Tanto o responsável pelo canal quanto o Segundo Examinador fazem parte da direção superior ou são equiparados, possuindo profundo conhecimento da estrutura organizacional.

13.1. A Soandaimes, Lda assegura a confidencialidade da identidade do denunciante e de eventuais terceiros mencionados na denúncia, independentemente de a denúncia ser anónima ou não.

13.2. A identidade do denunciante, bem como informações que possam identificá-lo de maneira direta ou indireta, têm natureza confidencial e apenas podem ser consultadas pelos responsáveis pela receção e acompanhamento das denúncias, nos moldes do ponto 12.

13.3. A obrigação de confidencialidade também recai sobre qualquer pessoa que tenha acesso às informações relacionadas com a denúncia, ainda que não seja formalmente responsável pelo seu tratamento.

13.4. A identidade do denunciante só será divulgada em cumprimento de determinação legal ou decisão judicial, sendo o denunciante previamente informado por escrito.

13.5. O disposto em 13.4 não se aplica caso tal notificação possa comprometer investigações ou processos judiciais em curso.

14.1. Assim que recebida, a denúncia passa por uma análise preliminar efetuada pelo responsável do canal que, no prazo de 7 dias a partir da receção:

1. Confirma ao denunciante a receção da denúncia;
2. Informa-o sobre os requisitos, autoridades competentes, formato e admissibilidade de uma eventual denúncia externa; e
3. Solicita, se necessário, esclarecimentos adicionais ao denunciante.

14.2. Caso a denúncia não se enquadre no âmbito do canal interno, o responsável, dentro de 7 dias a contar do recebimento, informa o denunciante da inadequação e o direciona à pessoa ou departamento competente, arquivando o processo.

14.3. Se a denúncia for pertinente ao canal interno, depois de notificar o denunciante, o responsável do canal poderá pedir informações preliminares ao Departamento relevante e elaborar um Relatório Preliminar (zelando pela confidencialidade do denunciante e de terceiros) que será remetido à Gerência da Soandaimes, Lda. Esta decidirá se abre uma investigação interna, adota medidas imediatas (caso a denúncia pareça fundamentada) ou arquiva o processo (se entender não haver fundamento).

14.4. Se algum membro da Gerência for direta ou indiretamente mencionado na denúncia, o relatório preliminar será encaminhado somente aos demais membros não visados.

14.5. Ao receber o Relatório Preliminar, a Gerência decide pela necessidade de iniciar a investigação interna e/ou pela adoção imediata de providências, ou pelo arquivamento caso entenda não haver fundamento.

14.6. Entre as possíveis medidas que a Gerência pode adotar incluem-se a abertura de procedimentos disciplinares (com ou sem inquérito prévio), suspensões preventivas, interrupção de procedimentos, ajustes imediatos em processos internos e participação às autoridades competentes.

14.7. Após a decisão sobre a abertura de investigação ou adoção de medidas, o denunciante será notificado pelo responsável do canal, necessariamente em até três meses a partir da data de receção da denúncia.

14.8. Se for preciso conduzir uma investigação, o responsável do canal, de forma autónoma ou com apoio de assessores jurídicos, analisará as circunstâncias de tempo, local e modo em que o evento ocorreu, podendo envolver outros Departamentos ou terceiros. Elaborará então um Relatório Final, com os resultados e sugestões de ação, a apresentar à Gerência para decisão final.

14.9. Se o denunciante solicitar expressamente, será informado do resultado final no prazo de 15 dias após a conclusão do processo.

14.10. Em virtude das garantias de confidencialidade conferidas a outros envolvidos, o previsto em 14.9 não implica, em qualquer hipótese, a divulgação de detalhes específicos sobre a investigação ou eventuais sanções disciplinares aplicadas.

16.1. No desempenho das suas atribuições, o responsável pelos canais de denúncia atua com independência, imparcialidade e discrição, garantindo confidencialidade e proteção dos dados pessoais, assegurando a inexistência de conflitos de interesses.

17.1. São estritamente proibidas quaisquer retaliações contra denunciantes.

17.2. Consideram-se retaliações todos os atos ou omissões, diretos ou indiretos, que ocorram em contexto profissional, motivados pela denúncia (interna, externa ou divulgação pública), e que causem ou possam causar prejuízos indevidos de ordem patrimonial ou não patrimonial ao denunciante.

17.3. Ameaças ou tentativas de retaliação referidas em 17.2 são igualmente tratadas como retaliação.

17.4. Quem praticar atos de retaliação será civilmente responsável pelos danos causados ao denunciante.

17.5. A Soandaimes, Lda garante aos seus trabalhadores que denunciem de boa-fé, conforme 7.1, que tal atitude não ensejará, por si só, alteração nas suas condições de trabalho, avaliação de desempenho, suspensão ou cessação do contrato de trabalho, aplicação de sanção disciplinar ou prejuízo na progressão profissional.

17.6. A Soandaimes, Lda assegura a proteção integral da identidade do denunciante, não se antevendo, portanto, atos de retaliação.

17.7. Ainda assim, se o denunciante acreditar ter sofrido retaliação, deve comunicar de imediato à Soandaimes, Lda, utilizando o mesmo canal de denúncia e descrevendo os atos que julga serem retaliatórios.

18.1. O denunciante tem direito a proteção jurídica e a recorrer aos tribunais para salvaguarda dos seus direitos e interesses legalmente defendidos, de acordo com o regime geral.

18.2. O denunciante pode beneficiar de medidas de proteção de testemunhas em processo penal.

19.1. Se a denúncia for feita de boa-fé, com base em motivos sólidos para crer na veracidade das informações transmitidas, ela não implicará, por si só, responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal para o denunciante.

19.2. Aquele que apresente uma denúncia de má-fé, sabendo ou devendo saber que as informações não são verídicas, pode incorrer em responsabilidade disciplinar (se for trabalhador da Soandaimes, Lda) e responder civil e criminalmente pelo dano causado.

20.1. Cada sociedade do(a) Soandaimes, Lda mencionada em 1 é responsável, individualmente, pelo tratamento de dados relacionado com o seu canal de denúncia.

20.2. O tratamento de dados ocorre sob total confidencialidade, com acesso limitado aos responsáveis pela receção e acompanhamento das denúncias, conforme descrito em 12.

20.3. O tratamento de dados fundamenta-se na obrigação legal decorrente da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, bem como nos interesses legítimos das sociedades do(a) Soandaimes, Lda em identificar e atuar, de forma eficaz, sobre eventuais infrações no exercício das suas atividades.

20.4. As informações pessoais recolhidas destinam-se exclusivamente à identificação e investigação das infrações listadas em 4.

20.5. Para investigar e gerir as denúncias, as sociedades do(a) Soandaimes, Lda poderão recorrer a terceiros, como escritórios de advocacia e empresas de auditoria ou investigação forense, podendo, para tanto, partilhar dados pessoais.

20.6. Nestas circunstâncias (ponto 20.5), assegura-se que os terceiros envolvidos estão vinculados a obrigações de sigilo profissional ou confidencialidade e oferecem garantias quanto à adoção de medidas técnicas e organizativas para proteger adequadamente os direitos dos titulares dos dados.

20.7. Os dados pessoais podem ainda ser tratados por subcontratantes, em nome e por conta das sociedades do(a) Soandaimes, Lda, como prestadores de serviços de TI (incluindo o fornecedor da solução de software usada no canal de denúncia).

20.8. Os dados pessoais podem igualmente ser comunicados a terceiros quando (i) tal seja exigido por lei; (ii) resulte de ordem judicial ou de autoridade pública; ou (iii) haja consentimento expresso do titular dos dados.

20.9. Os dados pessoais recolhidos no âmbito do canal interno de denúncia são mantidos por 5 anos desde a data de receção e, sempre que existam procedimentos judiciais ou administrativos em curso, até à sua conclusão. Após esse período, ficará apenas um registo anonimizado da denúncia para fins históricos e estatísticos, sendo todos os dados pessoais eliminados.

20.10. Os titulares de dados pessoais tratados no âmbito deste canal têm direito de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, sempre que verificados os requisitos legais, podendo exercê-los por email ao Encarregado de Proteção de Dados. Em Portugal, podem ainda reclamar junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados.

20.11. Questões relacionadas à privacidade ou proteção de dados pessoais podem ser encaminhadas ao Encarregado de Proteção de Dados através do endereço de email conduta@soandaimes.pt